Hoe fair en slim aankopen?
Geschreven door Thijs op 20 februari 2023
Bedrijven en organisaties vragen ons regelmatig hoe ze hun aankoopprocedure kunnen verbeteren. Er zijn namelijk heel wat veronderstellingen en onzekerheden. Tijd om wat klaarheid te brengen en best practices te verzamelen.
Vooral overheden en gesubsidieerde organisaties vinden de regelgeving moeilijk toe te passen. Nochtans is het simpel. Tot 30.000 euro kan de aankoopprocedure lopen via ‘Aanvaarde factuur’. Bij aanvaarde factuur is het niet verplicht om effectief minimum drie offertes op te vragen. Het volstaat om minstens drie aanbieders te consulteren (bv. drie websites), op voorwaarde dat ze die raadpleging kunnen aantonen.
Ligt het bedrag hoger dan 30.000 euro dan moeten overheden en gesubsidieerde organisaties in principe niet de goedkoopste kiezen. Met andere woorden, ze stellen hun eigen gunningscriteria op (aan de hand van referenties, plan van aanpak, aantoonbare duurzaamheid, prijs, ervaring in het team, cultural fit,…). De belangrijkste voorwaarde is dat de werkwijze van Aanvaarde factuur er niet toe mag leiden dat ze zich altijd tot dezelfde aanbieder richten. That’s it!
Beperk tijdverlies
Het durft al eens te ontsporen. Opdrachtgevers maken het zichzelf soms heel moeilijk. Onlangs kregen we bijvoorbeeld een vraag waarbij bleek dat er nog 16 andere kandidaten werden gecontacteerd. Fijn om de markt wat te verkennen, maar het betekent wel dat er 17 offertedossiers moeten bekeken en gevalideerd worden. Alle kandidaten voegden een uitgewerkt plan van aanpak, timing, CV’s en referenties toe. Stevig wat werk om dat allemaal te doorploegen.
Met of zonder gratis voorstel?
Wanneer er een creatief of strategisch voorstel wordt gevraagd zijn we redelijk zuinig geworden om in te gaan op vragen. Soms is er een goede reden om een voorstel te maken, zeker als het gaat om campagnes of projecten met een groot volume of op lange termijn. Opdrachtgevers willen dan echt wel weten welk vlees ze in de kuip hebben. Als ze het slim aanpakken kunnen ze trajecten korter en kwalitatiever maken. Al blijven we ervan overtuigd dat een gratis werk vragen eigenlijk niet past in een aankoopprocedure. Liever investeren in dialoog.
De slimme en faire aanpak
Factoren als pre-selectie, feedback en vergoeding maken het aankoopproces eerlijker en kwalitatiever voor beide partijen. Hoe kan de opdrachtgever een preselectie (oproep tot interesse) best aanpakken? Maak een shortlist van bureaus, bvb. max. 4 die passen binnen vooropgestelde criteria. Wat zijn de noden en wat is het profiel van het project en/of organisatie? Vooraf de markt verkennen is een must: maak een onderscheid tussen marketing- en reclamebureaus, visuele communicatiebureaus, freelancers, DTP-afdelingen van een drukkerijen,… Kortom maak verwachtingen helder.
www.wearegraphicdesigners.be omschrijft wat de ideale situatie kan zijn: “Vraag offertes aan op basis van bestaande referenties als u de prijzen wil vergelijken voor een duidelijk gedefinieerde vraag. Als u echter een visuele uitwerking wenst om uw keuze op te baseren, organiseert u een pitch. U moet dan een budget voorzien voor het vergoeden van het werk van de 2 of 3 studio’s/ontwerpers waarop u beroep hebt gedaan maar die u niet weerhoudt.”
Eventueel een betaalde pitch? Gangbaar is om 5 à 10% van het te spenderen budget te voorzien om indieners te vergoeden. De percentage hangt een beetje af van de inspanning die wordt gevraagd. Is het een concept voor een campagne of eerder een schetsvoorstel voor een publicatie. Werk bijvoorbeeld met twee rondes: één ronde selectie op basis van referenties en motivatienota (géén vergoeding), één vervolgronde met max 3 bureaus waar je de 2 bureaus die laatste eindigen een vergoeding toekent. Het interessante is dat alles stapsgewijs is opgebouwd met voldoende ruimte voor een voortraject met dialoog. Deze aanpak zorgt in een later stadium voor een kwalitatiever resultaat.
Samengevat in 8 tips:
- Volg voor aankopen tot 30.000 euro de ‘Aanvaarde factuur’-procedure, waarbij je minstens drie aanbieders moet raadplegen (via websites, bijvoorbeeld).
- Overheden en gesubsidieerde organisaties hoeven niet altijd voor de goedkoopste optie te kiezen, maar kunnen hun eigen gunningscriteria opstellen op basis van bijvoorbeeld referenties, plan van aanpak, duurzaamheid, prijs, ervaring en culturele fit.
- Zorg ervoor dat je je niet altijd tot dezelfde aanbieder richt bij de ‘Aanvaarde factuur’-procedure.
- Wees voorzichtig met het vragen van gratis voorstellen zonder dialoog en investeer liever in wederzijdse communicatie.
- Maak een shortlist van maximaal vier bureaus op basis van vooraf bepaalde criteria.
- Omschrijf helder wat de noden en het profiel van het project en/of de organisatie/entiteit zijn.
- Overweeg om een betaalde pitch te organiseren en vergoed deelnemers met 5-10% van het budget.
- Werk stapsgewijs en besteed voldoende tijd aan dialoog met potentiële aanbieders.
Door verwachtingen helder te maken en een budget te voorzien voor de selectie, is het aankoopproces eerlijker en kwalitatiever voor beide partijen. Josworld gelooft dat een goede dialoog en een stapsgewijze aanpak tot de beste resultaten leiden. Vragen of suggesties? thijs@josworld.org
Thijs
Bronnen: